Selon le dictionnaire Larousse, un projet est : une idée de quelque chose à faire, que l'on présente dans ses grandes lignes.

Dans chaque projet, tu retrouves : 

• une intention ;
• son développement ; 
• sa réalisation.

L'intention c'est la rencontre d'une idée et d'une volonté. Entre l'intention et sa réalisation, c'est le développement qui réalise la transformation de l'idée en réalité.

Voici des exemples de projets : 

• passer ton permis de conduire ;
• organiser une soirée ; 
• devenir animateur ;
• créer une ASBL ;
• ...

Pour trouver des partenaires adaptés à ton projet, commence par identifier les besoins spécifiques de ton initiative : as-tu besoin d’un soutien logistique, financier, humain ou matériel ? En fonction de cela, tu pourras cibler les partenaires les plus pertinents.

Les bons partenaires sont ceux qui peuvent :

• t’aider à définir les objectifs ou établir un programme ;
• co-organiser ou financer des activités ;
• te soutenir concrètement (prêt de matériel, mise à disposition d’un local, intervention d’un animateur, etc.).

Il est particulièrement utile de t’adresser à des partenaires qui ont un réseau de personnes ressources (comme un professeur de guitare, un animateur de groupe…) pour élargir les possibilités de collaboration.

Voici quelques exemples de partenaires possibles :

• la maison des jeunes de ta région ;
• le club des jeunes ou le comité de village ;
• l’Administration communale ;
• un Centre culturel ;
• une association sportive…

Si ton projet nécessite la réalisation d’un plan de communication pour le faire connaître, voici les étapes clés qui pourront t’aider.

Anticipe la communication dès le début

Un événement ne doit pas être annoncé à la dernière minute : il faut le communiquer dès que la date est fixée afin de laisser aux participants le temps de s’organiser et de réserver leur disponibilité.

Crée une identité visuelle forte

Pour être reconnu, il est essentiel d’avoir une identité visuelle claire (logo, couleurs, typographies, éléments graphiques), afin de rendre ton projet ou événement plus attractif.

Sois constant dans ta communication

Parler régulièrement de ton projet, en variant les formats et en assumant la répétition, permet d’en accroître la visibilité et de maintenir l’engagement du public.

N’hésite pas à être créatif

Les vidéos sont très efficaces pour capter l’attention ; si besoin, fais-toi accompagner pour créer du contenu visuel.

Cible ton audience et adapte tes messages

Adapte ta communication à ton public : chacun réagit différemment, avec des préférences de formats et de ton selon l’âge et le profil.

Utilise différents canaux de communication

Pour toucher un maximum de personnes, il est important d’utiliser une variété de canaux. Ne te limite pas à un seul réseau social ou à une seule méthode de communication. Email, réseaux sociaux, affiches, partenariats locaux, site internet, communiqués de presse, dépliants, cartes de visite, annonces à la radio ou influenceurs. Pense également aux sites internet privés. Ils possèdent généralement un agenda où il est facile d’insérer une annonce.

• www.tvlux.be ;
• www.quefaire.be ;
• www.culture.be ;
• lampli.be (réunit les artistes et organisateurs d'événements musicaux en province de Luxembourg) ;
• www.info-lux.com.

Mets en place un plan de communication

Prépare un calendrier de la campagne publicitaire avec des dates précises pour chaque communication (annonces, rappels, teasers...). Cela te permettra de garder une certaine organisation :

• communiqué de presse 2 à 3 semaines avant la manifestation ;
• affichage 2 semaines avant ;
• distribution de flyers 10 jours à une semaine avant…

Les tarifs publicitaires

Les coûts dépendent du format ou de la durée, et la publicité peut être fournie par toi ou par le média ; pense toujours à vérifier la version finale avant diffusion.

Encourage le partage et l’interaction

Invite les participants à partager leur expérience avant, pendant et après l'événement. Cela peut inclure des concours, des hashtags ou des appels à l’action sur les réseaux sociaux (par ex. : commentez ci-dessous et dites-nous ce que vous en pensez. Cliquez sur le lien dans notre bio pour en savoir plus). 

Mesure l'impact de ta communication

Après l’événement, analyse les résultats de ta communication pour identifier ce qui a fonctionné et améliorer ta stratégie future.

Le communiqué de presse

Si tu souhaites informer la presse de ton projet. Le communiqué de presse semble être la meilleure option. Un communiqué de presse est un document destiné aux médias délivrant une information inédite comme l’annonce d’un événement. Il doit être direct, court et lisible et doit contenir :

• une explication sur l’événement en lui-même ;
• la raison de l’événement ;
• le lieu et la date de l’événement ;
• les coordonnées de la personne de contact.

Les journalistes sont souvent inondés d’informations. Ils ont peu de temps et doivent pouvoir lire rapidement un communiqué de presse. Attire leur attention avec un titre et un 1er paragraphe accrocheurs. Va à l’essentiel et profites-en, un communiqué de presse est totalement gratuit !

Tu peux directement envoyer un mail aux journalistes que tu souhaites. Tu trouveras l'annuaire via le site Presse-Lux. (L'Association des Journalistes Professionnels de la Province du Luxembourg Belge).

Si tu souhaites distribuer des flyers ou bien des affiches à mettre dans les rues, n'oublie pas d'indiquer sur tes publicités :

• le nom et l’adresse de l’éditeur responsable (cette mention permet de garantir que l'éditeur peut être contacté en cas de problème. Elle assure également que l'éditeur est identifié en cas de non-respect des lois sur l’affichage publicitaire) ;
• la mention « Ne pas jeter sur la voie publique » (cela vise à lutter contre les déchets et à limiter la pollution visuelle dans l’espace public).

⚠️Attention, si tu distribues de la publicité en rue, une taxe sera prélevée dans certaines communes. Renseigne-toi auprès de ton Administration communale au minimum 1 mois avant ton événement !

Tu peux également demander à la commune si tu peux laisser des affichages au bord des routes. C'est une idée de communication qui fonctionne très bien, surtout en Province de Luxembourg.

Dans les médias :

Sous forme d’échanges publicitaires, obtiens une réduction dans les pages ou sur l’antenne d’un média en affichant le nom de celui-ci sur une banderole pendant ton événement. Sur TV Lux, tu trouveras un onglet “Agenda plus”. Tu as la possibilité de poster une annonce gratuitement sur le site.

A une autre échelle, n'oublie pas également les possibilités de Google Ads (plateforme publicitaire permettant aux entreprises et aux particuliers de créer des annonces payantes afin de les afficher sur les pages de résultats de recherche Google) !

Les appels à projets et bourses 

Chaque année, des organisations et des fondations lancent des appels à candidatures et des appels à projets. Ces démarches valorisent et récompensent les projets réalisés par et pour les jeunes.

Des bourses sont aussi proposées par des universités, des fondations… pour des projets ciblés :

• www.province.luxembourg.be ;
• www.kbs-frb.be ;
• www.enseignement.be ;
• www.mobilitedesjeunes.be ;
• www.reseau-idee.be ;
• www.monasbl.be.

Crowdfunding - Crowdgiving 

Les plateformes de financement participatif permettent de récolter des fonds pour réaliser un projet qu’elles sélectionnent en général. Elles se financent en gardant une partie de l’argent récolté et elles t’accompagnent (souvent moyennant paiement) pendant une durée déterminée dans ta recherche de financement. Elles permettent de récolter des dons avec ou sans contrepartie (pour le donateur), cela concerne surtout les projets caritatifs, associatifs ou personnels.

Pour trouver la plateforme qui te convient, analyse bien les différents points de leur mode de fonctionnement, notamment les conditions d’acceptation de ton projet, comment bien le déposer et les frais pris par la société qui gère la plateforme :

• www.crowdin.be/fr ;
• www.kisskissbankbank.com ;
• www.ulule.com ;
• www.miimosa.com ;
• www.liberapay.com ;
• www.leetchi.com ;
• www.tipeee.com...

Les subsides 

On appelle aussi ça des subventions. C’est une aide financière versée par l'État ou une personne publique à une personne privée. Elle permet la réalisation de l'activité d'intérêt général de la personne. C'est-à-dire l'ensemble des actions ou projets entrepris dans le but de répondre à des besoins collectifs, sans rechercher un profit individuel.

Tu peux demander à ta commune ou à la Province de Luxembourg.

Le sponsoring 

Selon le dictionnaire Larousse, un sponsor est un “Particulier ou entreprise qui finance une manifestation, une épreuve sportive, culturelle — ou un de ses participants — dans un but publicitaire”.

En échange d’une contrepartie financière, il faudra ainsi leur faire de la publicité lors de ton événement (présence du logo sur l’affiche, bâche sur le lieu de l’événement…).

N’hésite donc pas à contacter les diverses entreprises proches de ton projet, en leur proposant ton dossier de présentation.

Le financement alternatif 

Certains acteurs de la finance font le choix de soutenir des entreprises à impact social et/ou environnemental. Ces sociétés, autres que les banques, proposent des modes de financement.

« Une plateforme de financement alternatif est une entreprise qui n’est pas une entreprise réglementée et qui, à titre d’activité professionnelle habituelle, fournit des services de financement alternatif sur le territoire belge, même si ce n’est pas son activité principale » Source

Quelques exemples :

• www.bonnescauses.be ;
• www.fsma.be ;
• www.syneco.be.

Le contrat est un document qui établit la nature de la transaction entre l’organisateur qui achète la prestation et l’artiste qui l’exécute. Le contrat doit être imprimé en 2 exemplaires et doit comprendre :

• au minimum les noms et adresses des deux parties ;
• la nature du spectacle et ses caractéristiques (durée, nombre de musiciens, matériel…) ; 
• le lieu, la date et l’heure de l’événement ;
• le montant du cachet et d’autres frais (déplacement…) ;
• des annexes peuvent également être jointes au contrat. Exemple : une fiche reprenant les exigences techniques, certaines clauses sur les loges, le parking, les rafraîchissements…

Renseigne-toi sur les formes de contrats offerts notamment par Smart (Société Mutuelle pour Artistes).

⚠️Attention, pour éviter les mauvaises surprises, lis attentivement le contrat et ses annexes. Ceux-ci doivent être aussi précis que possible pour éviter tous malentendus. Par ex. : la fiche technique peut contenir les exigences en matière de son, de lumière, d’un plan d’occupation de la scène…

Consulte lampli.be pour trouver un artiste ou un groupe en province du Luxembourg.

Lorsque tu signes un contrat de location pour une salle ou un chapiteau, tiens compte des modalités suivantes :

• le nettoyage de la salle ;
• la possibilité de monter et de démonter le matériel la veille et le lendemain ;
• l’exploitation du bar ;
• la consommation d’électricité, d’eau et de gaz ;
• l’obligation de faire appel à un brasseur en particulier (si la salle a un contrat avec celui-ci).

Et en cas de casse ?

Une chute, une bagarre, un décor qui s’effondre… Personne n’est à l’abri d’un imprévu parfois lourd de conséquences. Il est donc nécessaire de prendre une assurance en responsabilité civile. Renseigne-toi auprès de l’assureur de tes parents par exemple.

Important à savoir également :

• l’exploitant de la salle est obligé de souscrire une assurance pour les risques d’incendie ;
• certaines salles ou Administrations communales exigent la présence d’un service d’ordre ;
• tu dois laisser libre accès aux extincteurs et aux portes de secours.

Organiser un événement, c’est aussi se soumettre au règlement de l’Administration communale, notamment celui concernant le tapage nocturne. Par conséquent, pense à contacter ta commune à ce sujet.

Tu organises une soirée, un concert ou un événement ? Dans ce cas, tu diffuseras peut-être de la musique, des films ou d'autres œuvres artistiques. C'est autorisé, mais tu dois disposer à cet effet d'une licence d'Unisono. Celle-ci permet d'accorder aux bénéficiaires la rémunération à laquelle ils peuvent prétendre.

Sur unisono, tu peux simplement et rapidement :

• effectuer des simulations tarifaires sans engagement ;
• demander une licence ;
• gérer et adapter les paramètres de tes licences dans un aperçu pratique.

Tu cherches une alternative ?

Certains artistes proposent leur musique libre de droit sous la licence “creative commons”. Cela te permet d'utiliser leurs morceaux ou même parfois de les remixer sans contribution à l'artiste ou Unisono. Toutefois, il y a souvent des règles de citation à respecter. 

Tu peux également surfer sur des portails où certains artistes mettent librement leur musique à disposition du public (ex. : soundcloud, jamendo…).

Voici quelques adresses où trouver des images libres de droit. Reste cependant toujours attentif à certaines conditions parfois présentes comme de créditer le site ou l’auteur (citer ta source reste de toute façon incontournable) :

• unsplash ;
• pixabay ;
• pexels ;
  …

Infor Jeunes Luxembourg

En cas de questions sur ton projet, n’hésite pas à passer chez Infor Jeunes Luxembourg.

La Province de Luxembourg

La Province peut soutenir à la création et à la diffusion cinématographiques, aux activités de la fédération musicale et des sociétés musicales d’amateurs et peut également prêter du matériel (table de mixage, micros sans fil, projecteurs, podiums, tentes).

La Fabrique à Projets

La Fabrique à projets te propose un accompagnement méthodologique gratuit avec des techniques d’animation en intelligence collective, dans un lieu dynamique, en privilégiant les partenariats et la mise en réseau, tout en s’adaptant à tes besoins.

Et ce, pour toute personne morale sans but lucratif dont le siège social ou un siège d’activité se situe en province de Luxembourg. Il peut notamment s’agir :

• d’une association ou d’une fondation bénéficiant ou non d’un agrément/ d’une reconnaissance d’un pouvoir public ;
• d’un service public (local provincial, régional, communautaire et fédéral) ;
• d’un établissement/ organisme d’utilité publique ou d’un auxiliaire de pouvoir public.

Les maisons de jeunes

Les maisons de jeunes ont pour mission de favoriser le développement d’une citoyenneté responsable, active, critique et solidaire (CRACS). Elles aident également les jeunes à se réunir et à s’organiser entre eux pour réaliser leurs projets. Elles organisent des ateliers permanents pendant l’année ainsi que des activités ponctuelles suivant les demandes.

Il existe de nombreuses maisons de jeunes en province de Luxembourg. Retrouve toutes leurs coordonnées et leurs multiples possibilités d’activités et de projets sur www.lureso.be. Elles sont aussi très actives sur les réseaux sociaux… N’hésite pas à les contacter ou à te rendre directement sur place.

Les clubs des jeunes

Un Club des Jeunes est une association (souvent une ASBL) réunissant des jeunes d'une même commune. Il est composé d'un comité de gestion responsable, avec un président, un vice-président, un trésorier… Disposant de ses propres statuts et d'un Règlement d'Ordre Intérieur. Parfois, il peut également être soumis à un règlement communal relatif aux clubs des jeunes.

Son objectif est d'organiser des activités et événements pour permettre aux jeunes de profiter de loisirs, de sports, voire de voyages grâce aux bénéfices générés. En résumé, ces clubs réunissent des jeunes désireux d'animer leur village, de célébrer son folklore et son histoire, et de partager d'agréables moments ensemble. Les événements organisés varient en fonction des propositions et de l'engagement des membres, allant d'une simple marche à l’Orval à des soirées années 2000, en passant par des marchés de Noël solidaires, des grands feux, des brocantes, et bien d'autres.

Certains clubs sont ouverts à la collaboration donc n’hésite pas à leur présenter ton projet ! Par contre, ils ne proposent pas d’accompagnement.

Consulte les réseaux sociaux ou adresse-toi à ton Administration communale pour connaître les clubs des jeunes à proximité.