Derniere mise à jour 06 Mai 2021

Temps de lecture : 4 minutes

POURQUOI?

Organiser une soirée pour financer un voyage rhéto, pour aider le club des jeunes, pour renflouer les caisses du club photo… Cela implique de nombreuses démarches.

COMMENT?

Il faudra penser à tout et s’organiser pour la location d’une salle, l’engagement d’un DJ, l’installation d’une buvette… sans oublier les tâches administratives concernant la publicité, le public, la musique, les droits d’auteurs, la sécurité… Faisons le point sur les différentes démarches à effectuer. 

Bien entendu, les étapes présentées avant pour mettre en place votre projet restent valables ici aussi.

Le conseil d’Hortense : pense à contacter ta commune parce qu’organiser un événement, c’est aussi se soumettre au règlement de l’Administration communale, notamment celui concernant la vente d’alcool ou le tapage nocturne. 

LOUER UNE SALLE OU UN CHAPITEAU

Pour pouvoir trouver la salle qui te convient, il faut t’y prendre à l’avance! Beaucoup de salles sont fort demandées et sont réservées des mois à l’avance. Lorsque tu signes un contrat de location pour une salle ou un chapiteau, tiens compte des éléments suivants :

  • le nettoyage de la salle;
  • la possibilité de monter et de démonter le matériel la veille et le lendemain;
  • l’exploitation du bar;
  • la consommation d’électricité, d’eau et de gaz, le chauffage;
  • l’obligation de faire appel à un brasseur en particulier (si la salle a un contrat avec celui-ci).

Si tu as besoin d’une tente-chapiteau, renseigne-toi auprès du service culture et sport de la province de Luxembourg. Coordonnées à la p.129.

LES DROITS D’AUTEUR

Pas de soirée sans musique… Tu devras donc payer des droits d’auteur à la Sabam (Société belge des auteurs, compositeurs et éditeurs). Le droit d’auteur n’est pas une taxe, mais un salaire différé (l’artiste touchera plus tard les montants dus à sa prestation). Les montants dépendent de la superficie de la salle, du prix de l’entrée…

Sabam : 02/286.82.11 – contact@sabam.be
    pour les auteurs : https://www.sabam.be/fr
   
pour les utilisateurs :  https://www.unisono.be/fr

Tu cherches une alternative

Le domaine public, c’est ce qui désigne l’ensemble des œuvres dont l’usage n’est pas ou plus restreint par la loi. A chaque nouvelle année, des centaines d’œuvres tombent dans le domaine public et sont désormais totalement libres de droits et accessibles à tous.

source : https://lestrouvaillesdegeorgette.wordpress.com/ou-trouver-des-oeuvres-libres/

Certains labels sur internet proposent des musiques dont les auteurs ont renoncé aux droits payants via la licence «Creative Commons». Ce répertoire peut être diffusé librement sans contribution à la Sabam.

Pour plus d’infos, rends-toi sur creativecommons.org.

Tu peux également surfer sur des portails où certains artistes mettent librement leur musique à disposition du public (par ex. : www.soundcloud.com, www.jamendo.com…).

LE CONTRAT AVEC UN ARTISTE, UN DJ

Si tu désires qu’une personne s’occupe de l’animation musicale lors de ton événement, tu seras sans doute amené à établir un contrat avec elle. Le contrat est un document qui établit la nature de la transaction entre l’organisateur qui achète la prestation et l’artiste qui l’exécute. Ce contrat doit être imprimé en 2 exemplaires et doit comprendre :

  • au minimum les noms et adresses des deux parties;
  • la nature du spectacle et ses caractéristiques (durée, nombre de musiciens, matériel…);
  • le lieu, la date et l’heure du spectacle;
  • le montant du cachet et d’autres frais (déplacement…);
  • des annexes peuvent également être jointes au contrat. Par ex. : une fiche reprenant les exigences techniques, certaines clauses sur les loges, le parking, les rafraîchissements…

Pour éviter les mauvaises surprises, lis avec attention le contrat et ses annexes. Ceux-ci doivent être aussi précis que possible pour éviter tout malentendu. 

Par ex. : la fiche technique peut contenir les exigences en matière de son, de lumière, un plan d’occupation de la scène…

Renseigne-toi sur les formes de contrats offerts notamment par l’ASBL Smart : https://smartbe.be/fr/

Certains contrats comme le RPI (régime de petites indemnités) permettent le paiement de prestations artistiques limitées sans tracas administratifs et sans prélèvements sociaux ni fiscaux. Plus d’infos sur le statut d’artiste dans le chapitre «travail»

Et en cas de casse?

Une chute, une bagarre, un décor qui s’effondre, personne n’est à l’abri d’un imprévu parfois lourd de conséquences. Il est donc nécessaire de prendre une assurance en responsabilité civile. Renseigne-toi auprès de l’assureur de tes parents par exemple.

Important à savoir également :

  • le propriétaire de la salle est obligé de souscrire une assurance pour les risques d’incendie;
  • certaines salles ou Administrations communales exigent la présence d’un service d’ordre;
  • tu dois laisser libre accès aux extincteurs et aux portes de secours.

Retrouve le listing de tous les numéros d’urgence dans le chapitre «social»

Télécharge la check list « organiser un événement »

Catégories : Projets collectifs

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