1. T’organiser

Quand tu te lances vers une destination, il est conseillé de bien préparer ton itinéraire, planifié au plus juste (pauses, ravitaillement…) et divisé en étapes.

Mais qui va s’occuper de préparer le véhicule et comment ? Qui va calculer les distances des étapes et réserver le logement ? Qui va évaluer le coût du carburant et des péages éventuels ? Qui va gérer l’intendance, comment et avec quels moyens ? Combien d’étapes allons-nous faire ? Où va-t-on s’arrêter ? Que va-t-on manger ? Quand allons-nous démarrer ? Quand allons-nous arriver ?

  • Le rétroplanning

Une des premières choses à mettre en place est un rétroplanning. Son principe est de partir de la date à laquelle ton projet devrait être achevé et de lister « à reculons » sur une ligne du temps les différentes tâches qui te permettront d’arriver à destination à la date fixée.

Te mettre un objectif final dans le temps pour l’aboutissement du projet te permet d’entrevoir l’arrivée et de te motiver. Mais surtout il t’aide à t’organiser et à affiner l’itinéraire en fonction du temps évalué pour réaliser chaque partie du projet.

Tu commences donc par faire la liste des différentes tâches à accomplir et qui en est responsable.
Ensuite tu les organises sur ta ligne du temps, dans l’ordre, en fonction de la durée estimée pour leur réalisation.
Le rétroplanning vous servira à garder à l’esprit les échéances à respecter, évaluer l’état d’avancement du projet et gérer la répartition des tâches.

BON À SAVOIR

Il existe une série de logiciels de rétroplanning, à toi de voir celui que tu préfères utiliser (planilog, gantt project, day organizer, soplanning, …)
Les 2 « P » : un bon rétroplanning est Précis et Prudent.
Précis permet d’avoir une meilleure vision et donc d’ajuster et d’anticiper.
Prudent permet de rester réaliste en prévoyant des marges de sécurité.

 TÉLÉCHARGE un modèle de rétroplanning

  • La gestion du projet

Si vous êtes plusieurs à intervenir dans le projet, que ce soit les porteurs du projet ou les partenaires, il faut idéalement centraliser les infos et les diffuser à tout le monde pour que chacun dispose des mêmes infos au même moment. Quel que soit le mode de fonctionnement que tu choisiras, vérifie qu’il est bien utilisable par tous tant au niveau des compétences de chacun pour l’utilisation qu’au niveau du partage clair et correct des infos.

BON À SAVOIR

Il existe des outils de gestion de projet qui permettent de représenter graphiquement l’avancement du projet (diagramme de Gantt, Open workbench, Microsoft project, taskworld, …), qui servent de moyen de communication entre les différents acteurs du projet. Sois curieux…

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2. Trouver des ressources complémentaires

Le parcours sera plus ou moins long. En fonction de la taille du projet et du nombre de tâches à réaliser pour le mettre en place et le faire fonctionner, t’entourer de ressources supplémentaires n’est pas un luxe. Toutes les compétences qui peuvent se mobiliser autour du projet apporteront un « plus ».

  • Les ressources financières et matérielles

Tu peux solliciter les dons ou mises à disposition de matériel, de locaux, de matières premières, de produits… auprès de connaissances, de sociétés, d’entreprises, de particuliers, d’associations, de fédérations, d’organismes, de fondations.

Quelques endroits où tu pourrais trouver un soutien :

  • L’Administration communale ;
  • Le Centre culturel ;
  • Une association sportive ;
  • Le service Culture et Sport de la Province de Luxembourg œuvre pour le développement et le soutien de la vie culturelle et sportive. Il propose un service de prêt de matériel et transport (podiums, sonorisation, éclairage…), un service d’impression (affiches, flyers, invitations…) et met à disposition des salles du Palais abbatial de Saint-Hubert (conférences, réunions, expositions…).
    061/25.01.68 – sdac.pretmat@province.luxembourg.be – www.province.luxembourg.be
  • Le service général de la création artistique propose des aides financières pour favoriser la circulation des artistes et la décentralisation des spectacles tous publics. 02/413.36.40 – www.creationartistique.cfwb.be
  • Chaque année, des organisations et des fondations lancent des appels à candidatures et des appels à projets. Ces démarches valorisent et récompensent les projets réalisés par et pour les jeunes. En soumettant votre projet, vous aurez peut-être la possibilité d’obtenir un financement. Une piste à ne pas négliger !
  • Des bourses sont aussi proposées pour des projets ciblés par des universités, des fondations, des sociétés…

POUR Y VOIR PLUS CLAIR,

tu trouveras les coordonnées des salles de ta région auprès de ton Administration communale ou sur internet. Nous possédons également un répertoire de salles dans la région d’Arlon dans notre brochure « La Bougeotte ».
Nous répertorions certains appels à projets qui sont affichés dans notre permanence. N’hésite pas à venir les consulter.
Retrouve notre tableau qui reprend les principaux appels à projets en Belgique, en Europe et au niveau international sur : bougerjeunes.be/projets – http://bit.ly/2m4ro0S

  • Les ressources humaines

Certains peuvent aussi mettre des talents ou des compétences particulières au service du projet (un ami graphiste peut par exemple réaliser le logo du projet, un journaliste peut réaliser un reportage…)

Tu peux aussi bénéficier de l’expérience d’autres personnes qui ont déjà organisé une activité comme la maison des jeunes (MJ) de ta région, le club des jeunes ou le comité de village.

Les maisons de jeunes ont pour mission de favoriser le développement d’une citoyenneté responsable active critique et solidaire. Elles aident également les jeunes à se réunir et à s’organiser pour réaliser leurs projets. Elles proposent des ateliers permanents pendant l’année ainsi que des activités ponctuelles suivant les demandes.
Il existe de nombreuses maisons de jeunes en province de Luxembourg. Retrouve toutes leurs coordonnées et leurs multiples possibilités d’activités et de projets sur www.mjlux.be.
Après, il ne te restera plus qu’à pousser la porte de la MJ la plus proche !

Les clubs des jeunes sont des groupements de jeunes rassemblés autour d’une ou de plusieurs initiatives. Tu peux leur présenter ton projet afin d’évaluer les possibilités de collaboration. Les clubs des jeunes ne proposent pas d’accompagnement.
Pour trouver le club des jeunes le plus proche de chez toi, tu peux consulter le service d’accueil de ton Administration communale.

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3. Communiquer

  • Coup de pub

Si ton projet est plutôt de type événementiel, pour le faire connaître, un coup de pub peut s’avérer nécessaire : évènement Facebook et autres réseaux sociaux, site internet, affiches, flyers, communiqués de presse, annonces à la radio…

Établis un calendrier de la campagne publicitaire :

  • créer un évènement Facebook en mode « public » (ou « privé » selon qui tu veux toucher) et le partager à plusieurs reprises (n’oublie pas que tu peux programmer tes publications)
  • partager sur tes réseaux sociaux favoris (facebook, youtube, instagram, snapchat…)
  • communiqués de presse 2 à 3 semaines avant la manifestation,
  • affichage 2 semaines avant,
  • distribution de tracts 10 jours à une semaine avant…

 

  • Les médias

Pour que ce coup de pub soit efficace, sélectionne les médias en fonction du public que tu souhaites atteindre (appelé aussi public cible).
Pour faire paraître une publicité dans la presse, ce ne sont pas les journalistes qui s’en chargent, mais une personne spécialisée ou la régie publicitaire du journal. Il faut donc prendre contact pour connaître les infos nécessaires (conditions, formats, tarifs, données techniques, matériel à fournir…). Les tarifs varient en fonction de la superficie de l’insertion ou de la longueur du message, du nombre de couleurs (noir/blanc ou couleurs), de l’édition choisie, du nombre de parutions, ou encore si tu fournis ou non l’annonce prête à imprimer.

Certains médias réalisent eux-mêmes la publicité. Le coût de ce travail s’ajoutera à celui de l’insertion. Mais tu peux aussi apporter toi-même le matériel finalisé ! Prépare un message clair, court et direct. Avant de diffuser ta publicité, demande à en vérifier la version définitive.

Pour créer une publicité avec un support visuel, n’hésite pas à consulter différents sites reprenant une multitude d’images gratuites et libres de droits (pixabay, freepik…).

Tu trouveras un aperçu des principaux médias (presse écrite, télé et radio) en province de Luxembourg sur www.province.luxembourg.be.

BON À SAVOIR

  • Sous forme d’échanges publicitaires, obtiens une réduction dans les pages ou sur l’antenne d’un média en affichant le nom de celui-ci sur l’un ou l’autre visuel pendant ton évènement (sponsors) ;
  • TV Lux insère dans son agenda une brève annonce des manifestations pour 7 € par évènement et par semaine de diffusion. Complète le formulaire au moins 2 semaines avant la diffusion de ton évènement ;
  • N’oublie pas également les possibilités de Google adwords (publicité en ligne) !
  • Indique sur tes publicités sous forme de flyer, sticker,… :
    • le nom et l’adresse de la personne responsable du contenu de la publicité (éditeur responsable) ;
    • la mention « ne pas jeter sur la voie publique ».
    • Si tu distribues de la publicité en rue, une taxe sera prélevée dans certaines communes. Renseigne-toi auprès de l’Administration communale concernée minimum un mois avant ton évènement !

Pense également aux sites internet privés. Ils possèdent généralement un agenda où il est facile d’insérer une annonce :

 

  • Communiqué et conférence de presse

En complément de la publicité, tu peux rédiger un communiqué de presse. C’est un document destiné aux médias délivrant une information inédite comme l’annonce d’un évènement. Il doit être direct, court et lisible.

Un communiqué de presse efficace doit contenir :

  • une explication claire, brève et complète sur l’évènement en lui-même (que se passe-t-il ?) ;
  • la raison de l’évènement en quelques mots (pourquoi ?) ;
  • le lieu et la date de l’évènement (où ? quand ?) ;
  • les coordonnées de la personne de contact (qui ?).

Les journalistes sont souvent inondés d’informations. Ils ont peu de temps et doivent pouvoir lire rapidement un communiqué de presse. Attire leur attention avec un titre et une introduction accrocheurs. Va à l’essentiel et profites-en, un communiqué de presse est totalement gratuit !

 TÉLÉCHARGE un exemple de communiqué de presse

Tu peux également choisir d’organiser une conférence de presse afin d’annoncer ton activité. Quelques conseils :

  • pense à la bonne information à délivrer à la presse, une information qui justifie son déplacement ;
  • détermine à l’avance qui va dire quoi et de quelle manière (présentation dynamique, diaporama…). Peut-être peux-tu inviter des partenaires ou des spécialistes pour parler de ton activité ;
  • choisis le lieu de la conférence en fonction du nombre de personnes que tu attends ;
  • choisis bien la date et l’heure de la conférence. Ne prévoie pas une conférence à 18 h par exemple, c’est l’heure à laquelle les journaux bouclent leurs éditions ;
  • pense à réaliser un dossier de presse complet que tu fourniras aux journalistes présents ;
  • sois original, n’oublie pas les boissons et d’éventuels goodies (cadeaux) en rapport avec l’évènement.

La conférence de presse générera peut-être un article plus conséquent dans les journaux.

BON À SAVOIR

Le site www.presse-lux.be vous permet de contacter la plupart des journalistes de la province que ce soit pour un communiqué ou pour une invitation à une conférence de presse.

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4. Protéger ton projet

Si ton projet aboutit à une invention, tu peux (sans obligation) le protéger en termes de propriété intellectuelle.
Commence par vérifier s’il n’existe pas déjà un brevet déposé au niveau européen puis les modalités pour en déposer un sur le site de l’office européen des brevets.

Tu peux également contacter l’OPRI (office belge de la propriété intellectuelle) ou encore la plateforme des brevets Benelux :

Si ton projet aboutit à une œuvre littéraire ou artistique, les droits d’auteurs sont d’application.

Les infos sur les droits d’auteurs : OMPI, organisation mondiale de la propriété intellectuelle.

BON À SAVOIR

Le Centre d’Innovation d’IDELUX accompagne des porteurs de projets et des entreprises développant des projets à caractère innovant, notamment pour le dépôt d’un brevet.
www.ideluxinnovation.be

Tu devras peut-être un jour prouver que tu as eu l’idée en premier. Un truc simple c’est de t’envoyer par mail ton idée de projet, ainsi tu pourras par la suite prouver (grâce à ton mail) que tu as eu l’idée en 1er. Un autre bon moyen est de prévenir la presse ou du moins de diffuser ton projet (diffusion du projet = preuve de quand on a eu l’idée).
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