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Te voilà bien informé et prêt à tout structurer clairement dans le dossier de présentation de ton projet. Ce dossier est l’itinéraire détaillé et la liste de tout ce qui fait partie de l’aventure. En plus de t’aider à tout synthétiser et ne rien oublier, il est aussi bien pratique pour expliquer ton projet s’il répond à un appel à projets, si tu demandes une bourse ou tout autre type d’aide extérieure.

1. Dossier de présentation

 Ton dossier de présentation doit idéalement :

  • Refléter ta passion et la véritable ambition que tu souhaites concrétiser ;
  • Être la base de ta communication ;
  • Permettre de clarifier ton projet pour que les personnes auxquelles tu le présentes comprennent précisément tes besoins.

Un bon dossier témoignera de ton sérieux et lui apportera de la crédibilité.

Tu t’adresses à un éventuel financeur ou partenaire spécifique ? Commence ton dossier par une lettre de motivation personnalisée.

Pour aller plus loin : lettre de motivation

Un dossier qui tient la route ?

  • Une couverture personnalisée claire et directe (nom du projet, logo, photos … évite les surcharges) ;
  • La présentation du (des) porteur(s) du projet, les rôles de chaque personne, leurs responsabilités et compétences dans le projet ;
  • La description précise du projet ;
  • Les objectifs à court, moyen et long terme ;
  • Le calendrier des différentes étapes ;
  • Les moyens mis en œuvre : ceux dont tu disposes, mais aussi ceux que tu envisages (ressources humaines, financières, logistiques, structurelles…). La mise à disposition gratuite d’un local ou la possibilité d’afficher dans un lieu fréquenté sont des moyens à prendre en compte ;
  • Le budget prévisionnel ;
  • Les prolongements éventuels du projet : futures étapes de développement, association possible avec un autre groupement… ;
  • Les sources d’informations montrant que ton projet est bien documenté et consistant (des conseils de
    professionnels, des comparatifs de projets similaires, des textes légaux…) ;
  • Les annexes : documents techniques, dossier de presse, illustrations ou encore lettres de soutien.

2. Le budget prévisionnel

 Il te faudra certainement un minimum de ressources financières pour commencer ton projet. Pour éviter les (mauvaises) surprises et voir clairement à quoi tu t’engages, il est conseillé de réaliser une estimation financière de ce que tu as ou que tu pourrais avoir et de ce que cela va ou risque de te coûter.

Ce budget prévisionnel (ce que tu prévoies) est présenté en 2 colonnes : recettes et dépenses. La 1re comporte le montant dont tu disposes (apports personnels, sponsors…) et la 2e, celui qu’il te reste à trouver. Il faut au minimum que les sommes des 2 colonnes soient équivalentes.

Sois prudent et réaliste avec ton budget, il y a toujours des imprévus. Estime les dépenses à la hausse et les recettes à la baisse pour un budget sans surprise.

Pour aller plus loin : télécharge un modèle budget simple

Des outils existent pour la gestion quotidienne si plusieurs personnes participent, l’app Tricount par exemple permet de faire les comptes entre amis.

3. Rétroplanning

 Une des premières choses à mettre en place est un rétroplanning.

Son principe est de partir de la date à laquelle ton projet devrait être achevé et de lister « à reculons » sur une ligne du temps les différentes tâches qui te permettront d’arriver à destination à la date fixée.

Te mettre un objectif final dans le temps te permet d’entrevoir l’arrivée et de te motiver. Mais surtout il t’aide à t’organiser et à préciser l’itinéraire en fonction du temps évalué pour réaliser chaque étape du projet.

  • Comment faire ?

Tu commences par faire la liste des tâches à réaliser et qui en est responsable.

Ensuite tu les organises sur ta ligne du temps, dans l’ordre, en fonction de la durée estimée pour leur réalisation.

Le rétroplanning vous servira à garder à l’esprit les échéances à respecter, évaluer l’état d’avancement du projet et gérer la répartition des tâches.

Les 2 « P » : un bon rétroplanning est Précis et Prudent.
Précis permet d’avoir une meilleure vision et donc d’ajuster et d’anticiper. Prudent permet de rester réaliste en prévoyant des marges de sécurité.

Pour aller plus loin : télécharge un modèle de rétroplanning
Et voici quelques logiciels de rétroplanning : planilog, gantt project, day organizer, soplanning

4. La présentation « test »

 10 à 20 min pour t’exposer … et exposer ton projet !

La présentation « test » est un exercice très utile à réaliser. Comme une répétition générale avant un spectacle, elle te met à l’aise avec tout le contenu de ton projet et te permet de savoir s’il est bien compris par tout le monde (l’idée, l’objectif, les moyens …).

Tu peux te tester facilement face à des amis, à ta famille ou à toute autre personne de confiance qui pourra te donner un avis réaliste, constructif et bienveillant.

Catégories : Projets

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