Organiser une soirée pour financer un voyage de rhéto, pour aider le club des jeunes, pour renflouer les caisses du club de basket… cela implique de nombreuses démarches : la location d’une salle, l’engagement d’un DJ, l’installation d’une buvette… n’oublions pas les tâches administratives concernant la publicité, le public, la musique, les droits d’auteurs, la sécurité… Faisons le point sur les différentes démarches à effectuer.

Bien entendu, les étapes présentées plus haut pour mettre en place votre projet peuvent éventuellement être valables ici aussi.

BON A SAVOIR

Organiser un évènement, c’est aussi se soumettre au règlement de l’Administration communale, notamment celui concernant le tapage nocturne. Par conséquent, pensez à contacter votre commune.

1. Faire connaître son événement

Pour attirer le public, un bon coup de pub est nécessaire : site internet, affiches, flyers, communiqués de presse, annonces à la radio, évènement Facebook et autres réseaux sociaux…
Pensez également aux sites internet privés. Ils possèdent généralement un agenda où il est facile d’insérer une annonce :

www.au-fait.be
www.luxbel.be
www.tvlux.be
www.quefaire.be
www.out.be
www.culture.be

Pour que ce coup de pub soit efficace, sélectionnez les médias en fonction du public que vous souhaitez atteindre (appelé aussi public cible).

Rédiger un communiqué de presse

Un communiqué de presse est un document destiné aux médias délivrant une information inédite comme l’annonce d’un évènement. Il doit être direct, court et lisible.

Un communiqué de presse efficace doit contenir :

  • Une explication sur l’évènement en lui-même (que se passe-t-il ?) ;
  • La raison de l’évènement (pourquoi ?) ;
  • Le lieu et la date de l’évènement (quand ? Où ?) ;
  • Les coordonnées de la personne de contact (qui ?).

Les journalistes sont souvent inondés d’informations. Ils ont peu de temps et doivent pouvoir lire rapidement un communiqué de presse. Attirez leur attention avec un titre et un 1er paragraphe accrocheur. Allez à l’essentiel et profitez-en, un communiqué de presse est totalement gratuit !

 

POUR Y VOIR PLUS CLAIR

Tu trouveras un modèle de communiqué de presse dans les documents à télécharger.

Organiser une confÉrence de presse

Vous pouvez également choisir d’organiser une conférence de presse afin d’annoncer votre activité. Voici quelques conseils :

  • Pensez à la bonne information à délivrer à la presse. C’est à dire une information qui justifie son déplacement ;
  • Déterminez à l’avance qui va dire quoi et de quelle manière (présentation dynamique, diaporama…). Peut-être pouvez-vous inviter des partenaires ou des spécialistes pour parler de votre activité ;
  • Choisissez le lieu de la conférence en fonction du nombre de personnes que vous attendez ;
  • Choisissez bien la date et l’heure de la conférence. Ne prévoyez pas une conférence à 18h par exemple, c’est l’heure à laquelle les journaux bouclent leurs éditions ;
  • Pensez à rédiger un dossier de presse complet ;
  • Soyez original, n’oubliez pas les boissons et d’éventuels goodies (cadeaux) en rapport avec l’événement.

La conférence de presse générera peut-être un article plus conséquent dans les journaux.

BON A SAVOIR

Le site www.presse-lux.be vous permet de contacter la plupart des journalistes de la province que ce soit pour un communiqué ou pour une invitation à une conférence de presse.

Diffuser une PUBLICITÉ

Pour vous faire connaître, vous pouvez faire paraître une publicité. Ce ne sont pas les journalistes qui s’en chargent, mais une personne spécialisée ou une régie au sein du journal. Les tarifs publicitaires varient en fonction de la superficie de l’insertion ou de la longueur du message. Le nombre de passages influence également le prix.

Certains médias réalisent eux-mêmes la publicité. Le coût de ce travail s’ajoutera à celui de l’insertion. Mais vous pouvez aussi apporter vous-même le matériel finalisé ! Préparez un message clair, court et direct. Avant de diffuser votre publicité, demandez à relire ou à faire entendre la version définitive du message.

Pour créer une publicité avec un support visuel, n’hésitez pas à consulter différents sites reprenant une multitude d’images gratuites et libres de droit (www.pixabay.com, www.freepik.com …).

BON A SAVOIR

  • Sous forme d’échanges publicitaires, obtenez une réduction dans les pages ou sur l’antenne d’un média en affichant le nom de celui-ci sur l’un ou l’autre visuel pendant votre évènement ;
  • TV Lux insère dans son agenda une brève annonce des manifestations pour 7 € par évènement et par semaine de diffusion. Complétez le formulaire au moins 2 semaines avant la diffusion de votre évènement ;
  • N’oubliez pas également les possibilités de Google Adwords (publicité en ligne) !

Vous trouverez un aperçu des principaux médias (presse écrite, télé et radio) en province de Luxembourg sur www.province.luxembourg.be.

BON A SAVOIR
Indiquez sur vos publicités :

  • Le nom et l’adresse de la personne responsable du contenu de la publicité (éditeur responsable) ;
  • La mention « Ne pas jeter sur la voie publique ».

Si vous distribuez de la publicité en rue, une taxe sera prélevée dans certaines communes. Renseignez-vous auprès de votre Administration communale minimum 1 mois avant votre évènement !

Établissez un calendrier de la campagne publicitaire : communiqués de presse 2 à 3 semaines avant la manifestation, affichage 2 semaines avant, distribution de tracts 10 jours à une semaine avant…

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2. Louer une salle ou un chapiteau

Pour pouvoir trouver une salle qui vous convient, il faut s’y prendre à l’avance ! Beaucoup de salles sont fort sollicitées et sont réservées des mois à l’avance. Lorsque vous signez un contrat de location pour une salle ou un chapiteau, tenez compte des modalités suivantes :

  • Le nettoyage de la salle ;
  • La possibilité de monter et de démonter le matériel la veille et le lendemain ;
  • L’exploitation du bar ;
  • La consommation d’électricité, d’eau et de gaz ;
  • L’obligation de faire appel à un brasseur en particulier (si la salle a un contrat avec celui-ci).

POUR Y VOIR PLUS CLAIR

Vous trouverez les coordonnées des salles de votre région auprès de votre administration communale, dans le bottin ou sur internet. Nous possédons également un répertoire de salles dans la région d’Arlon dans nos brochures « La bougeotte »

Si tu as besoin d’une tente-chapiteau, renseigne-toi auprès du Service Culture et Sport de la Province de Luxembourg.

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3. Les droits d’auteur

Pas de soirée sans musique… Vous devrez donc payer des droits d’auteur à la SABAM (Société belge des auteurs, compositeurs et éditeurs). Cette société a été créée par et pour les auteurs. Son but ? Percevoir et répartir les droits d’auteur de ses membres.

Le droit d’auteur n’est pas une taxe, mais un salaire différé (l’artiste touchera plus tard les montants dûs à sa prestation). Les montants dépendent de la superficie de la salle, du prix de l’entrée, etc.

SABAM
02/286.82.11
www.sabam.be
contact@sabam.be

Vous cherchez une alternative ? Certains labels sur internet proposent des musiques dont les auteurs ont renoncé aux droits payants via la licence « Creative Commons ». Ce répertoire peut être diffusé librement sans contribution à la SABAM. Pour plus d’infos, rendez-vous sur creativecommons.org.
Vous pouvez également surfer sur des portails où certains artistes mettent librement leur musique à disposition du public (ex. : www.soundcloud.com, www.jamendo.com…).

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4. Le contrat avec un artiste ou un DJ

Si vous désirez qu’une personne s’occupe de l’animation musicale lors de votre évènement, vous serez sans doute amenés à établir un contrat avec elle. Le contrat est un document qui établit la nature de la transaction entre l’organisateur qui achète la prestation et l’artiste qui l’exécute. Le contrat doit être imprimé en 2 exemplaires et doit comprendre :

  • Au minimum les noms et adresses des deux parties ;
  • La nature du spectacle et ses caractéristiques (durée, nombre de musiciens, matériel…) ;
  • Le lieu, la date et l’heure du spectacle ;
  • Le montant du cachet et d’autres frais (déplacement…) ;
  • Des annexes peuvent également être jointes au contrat. Exemple : une fiche reprenant les exigences techniques, certaines clauses sur les loges, le parking, les rafraîchissements…

BON A SAVOIR

Renseignez-vous sur les formes de contrats offerts notamment par l’ASBL Smart. Certains contrats comme le RPI (Régime de petites indemnités) permet le défraiement de prestations artistiques limitées sans tracas administratifs et sans prélèvements sociaux ni fiscaux. Plus d’infos sur le statut d’artiste dans le chapitre «Travail »

Evitez les mauvaises surprises ! Lisez avec attention le contrat et ses annexes. Ceux-ci doivent être aussi précis que possible pour éviter tous malentendus. Exemple : La fiche technique peut contenir les exigences en matière de son, de lumière, un plan d’occupation de la scène…
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5. Et en cas de casse?

Une chute, une bagarre, un décor qui s’effondre, personne n’est à l’abri d’un imprévu parfois lourd de conséquences. Il est donc nécessaire de prendre une assurance en responsabilité civile. Renseignez-vous auprès de l’assureur de vos parents par exemple.

Important à savoir également :

  • Le propriétaire de la salle est obligé de souscrire une assurance pour les risques d’incendie ;
  • Certaines salles ou Administrations communales exigent la présence d’un service d’ordre ;
  • Vous devez laisser libre accès aux extincteurs et aux portes de secours.

BON A SAVOIR

Retrouvez le listing de tous les numéros d’urgence dans le chapitre « Social »

 

POUR Y VOIR PLUS CLAIR

Téléchargez la checklist pour ne rien oublier lorsque vous organisez un événement

 

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